A agilidade na entrega de documentos de produção depende de processos padronizados. Ao pré-cadastrar observações ao cliente, sua equipe economiza tempo e garante que informações essenciais, como prazos de validade de orçamentos e termos de aprovação nunca fiquem de fora dos documentos oficiais.
Antes de começar
Para gerenciar esses modelos de texto, certifique-se de atender aos seguintes requisitos:
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Escopo: As observações cadastradas ficam disponíveis para seleção em todos os novos documentos de produção, na aba de “Estimativas de Custos”.
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⚠️ Aviso: Alterar uma observação pré-cadastrada não atualiza automaticamente os documentos que já foram salvos ou enviados. A alteração será aplicada apenas em novos usos do modelo.
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Permissões : Apenas usuários com perfil de Administrador, Total ao sistema ou ao módulo de Produção podem realizar o pré-cadastro.
Passo a passo
Siga estas etapas para configurar suas observações padrão:
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Clique no seu Avatar (canto superior direito) e acesse o menu Configurações.
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No menu lateral esquerdo, localize a seção Produção.
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Selecione a opção Observações ao Cliente.
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Clique no botão Adicionar para criar um novo modelo.
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No campo Título , defina um nome interno para identificar o texto (ex: "Validade de Orçamento" ou "Termos de Entrega").
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No campo de Descrição , insira o texto que deverá aparecer para o cliente no documento.
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Clique em Salvar para finalizar.
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Para utilizar, ao criar um Pedido de Produção, na aba Estimativa de Custo (EC) , basta clicar no campo de observações e selecionar o modelo desejado na lista.
Detalhes adicionais
Padronização de Documentos
O uso de observações pré-cadastradas evita erros de digitação e garante padronização para a sua empresa independentemente de quem está emitindo o documento.
Edição e Histórico
Ao clicar no Lápis , você pode atualizar termos que mudaram (como uma nova conta bancária ou prazo de faturamento). Lembre-se que essa edição é global para a conta, mas não retroativa.
Organização por Tipos de entrega
Você pode criar observações específicas para diferentes entregas.
- Exemplo: Observações para "Produção Gráfica" podem conter detalhes sobre provas de cor, enquanto para "Produção de Eventos" podem focar em prazos de montagem.
Recomendações importantes
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Use Variáveis Manuais: Ao escrever o texto padrão, você pode deixar espaços sinalizados como [INSERIR DATA] para que o usuário saiba exatamente onde precisa personalizar a informação antes de gerar o arquivo.
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Mantenha os Textos Curtos: Lembre-se que essas informações ocupam espaço no rodapé do documento. Seja direto e objetivo para não comprometer o layout do arquivo.
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Revisão Periódica: Recomendamos revisar essas observações a cada semestre para garantir que termos legais ou dados de contato da agência ainda estejam atualizados.
Precisa de ajuda?
Se você tiver dúvidas ou algo não funcionar como esperado, fale com o nosso time de suporte e, se possível, envie prints e o passo a passo do que você fez para a gente investigar mais rápido.