No Operand, um documento de mídia serve para gerenciar compras de espaço de mídia, programar inserções e acompanhar veiculações que estiverem em andamento. O PI (Pedido de Inserção) é o documento que formaliza este contrato.
Para facilitar no momento de preencher o documento, é possível realizar vários pré-cadastros nas configurações do módulo de mídia.
Como adicionar um documento de mídia?
É possível adicionar o documento por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de Mídia.
Para adicionar pelo módulo, clique em Mídia > Mídia > Adicionar, preencha os campos, defina o tipo de mídia e clique em Salvar e editar para ser direcionado ao documento.
Importante: se não vincular o documento a um projeto, o sistema criará automaticamente um projeto Geral para o cliente.
Como preencher a grade de veiculação?
No pedido de inserção, os campos para inclusão das informações vão aparecendo aos poucos e são diferentes para cada tipo de mídia.
O primeiro passo é adicionar as peças que serão veiculadas. Depois, no campo Grade é necessário definir a praça e o período que ocorrerá a veiculação. É possível adicionar várias peças e grades no mesmo documento de mídia.
Após isso, será possível adicionar as peças à grade e adicionar as inserções.
Exemplo de uma mídia do tipo TV: clique em Adicionar Programas, selecione a peça, informe o programa, o formato , quantas inserções serão veiculadas em cada dia, o valor unitário de cada inserção e, se necessário, preencha o campo de desconto.
Dica: no caso de mídia do tipo TV, se houver tabelas de preço cadastradas no sistema, será possível consultar os valores e selecionar os programas de forma simples.
Importante: em mídias do tipo TV, Rádio e Jornal, se desejar adicionar todas as veiculações do ano em um único documento, será necessário adicionar uma grade para cada mês.
Como incluir o valor de comissão e honorários?
A comissão é uma parte do valor da veiculação que ficará com a sua empresa. Ela estará embutida no valor da veiculação e é possível informá-la como porcentagem, valor ou negociá-la com o cliente.
Já os honorários são valores que sua empresa irá receber do cliente por realizar essa ponte entre o cliente e o veículo. Esse valor é acrescentado ao valor total do documento e pode ser informado como porcentagem ou valor.
Resumindo: a comissão faz parte do valor da veiculação e honorários são um valor à parte.
Essas duas informações podem ser incluídas no documento, basta informar o valor ou a porcentagem nos seus respectivos campos.
Como incluir observações gerais ao cliente e ao veículo?
Se for necessário passar alguma informação adicional para o veículo ou para o cliente, utilize os campos de Observações ao veículo e Observações ao cliente.
Basta digitar o texto ou buscar entre as observações pré-cadastradas.
Como exportar o pedido de inserção?
É possível imprimir esse documento ou exportá-lo em formato PDF. Para isso, clique em Exportar, escolha se deseja exportar o documento para o veículo ou para o cliente, desmarque as informações que não quer que apareçam no documento e confirme clicando em Imprimir ou Gerar PDF.
No caso da mídia do tipo TV, também é possível exportar para o GloboAds.
Como definir o faturamento e enviar o documento para o financeiro?
Com todas as informações preenchidas e com a veiculação aprovada pelo cliente, é o momento de definir como será o faturamento e enviar o documento para o financeiro.
Primeiro, indicamos que altere o status do documento para manter a pauta organizada.
No campo Instruções de faturamento, selecione o tipo de faturamento correspondente à negociação realizada. Uma dica para garantir que selecionou a instrução correta é selecionar uma opção e visualizar na descrição ao lado se os lançamentos serão recebidos e pagos pelas pessoas certas.
Também é possível editar o faturamento para alterar a condição (se será à vista ou parcelado), a quantidade de parcelas, a data de vencimento, o valor e a forma de pagamento.
Dentro da edição de faturamento, temos o campo "Faturamento ", onde você pode indicar a data em que a agência deve emitir as notas fiscais correspondentes às receitas.
Essa função é informativa e pode ser editada também por dentro da fatura, servindo como referência para o time financeiro sobre o momento adequado para o faturamento de cada receita.
Com as informações do faturamento corretas, basta clicar em Salvar e depois em Enviar para o financeiro > Confirmar.
Importante: depois de enviado para o financeiro, não é possível realizar edições no documento. Para editá-lo, será necessário reabrir o faturamento e depois enviar ao financeiro novamente.
Quando tudo relacionado ao documento estiver resolvido, é o momento de concluí-lo.