Como compartilhar e solicitar aprovação de jobs com seus clientes no Operand
Com o objetivo de melhorar a comunicação entre sua empresa e o seu cliente, facilitando o processo de aprovação de
peças, acompanhamento e/ou solicitação de novos jobs, o Operand disponibiliza o acesso cliente, de forma totalmente
gratuita.
Compartilhando jobs com contatos do cliente
Com os acessos já liberados, chegou o momento mais esperado: o compartilhamento do job, de acordo com as permissões
concedidas anteriormente, para que o cliente tenha acesso às suas demandas e possa se comunicar com sua empresa.
Na interface do job, no canto superior direito clique no ícone de compartilhamento > adicionar contatos do cliente >
selecione os contatos do cliente > compartilhar.
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Atenção: os contatos só serão exibidos se estiverem sido cadastrados nas configurações do acesso cliente.
O sistema irá exibir uma mensagem de confirmação de compartilhamento e o ícone ficará na cor laranja para sinalizar que
o job foi compartilhado.
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Comunicação com o cliente e aprovação de peças
Como o cliente estará envolvido ao job, sua empresa poderá se comunicar com ele pelos comentários dos jobs, conforme
permissões concedidas.
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E solicitar aprovação de peças, conforme funcionalidade já utilizada internamente pela sua empresa.
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Se você precisar adicionar 10 anexos nesse job e solicitar a aprovação de todos eles, é possível. Mas cada um terá sua
aprovação de forma individual, ok? Porém, sempre orientamos a tratar uma peça como um job.
Ah, o tamanho máximo de um anexo a ser inserido no sistema é de 512MB.
Com a inclusão de anexos e envolvimento do cliente no Operand, é possível que em algum momento o espaço de armazenamento
fique cheio. Nesse caso, você tem duas alternativas: definir uma rotina regular para exclusão dos anexos mais antigos,
que já passaram da etapa de aprovação, ou contratação de mais espaço.
No caso da aprovação de textos , indicamos que seja utilizado o recurso de comentários em jobs, incluindo o link do
arquivo, e instruindo o cliente na utilização desse campo junto à possibilidade de reagir positivamente, ou não, ao
comentário.
Como visualizar jobs solicitados pelo cliente
O seu cliente, dependendo da permissão que tiver, poderá solicitar jobs para a sua empresa. Ele precisará preencher
algumas informações obrigatórias, como o título, e as outras dependem da orientação da sua empresa, como a inclusão do
responsável, que geralmente é o atendimento responsável por ele, o prazo desejado, e o preenchimento do briefing padrão.
Na pauta da sua empresa, esse job estará indicado com o ícone de compartilhamento na cor vermelha e, por padrão, ele
entrará no projeto geral do cliente. Ou seja, é de responsabilidade da sua empresa mover esse job para o projeto
correto, após o cadastro dele no sistema.
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A qualquer momento, sua empresa pode descompartilhar os jobs, sejam aqueles criados pela agência, como também aqueles
criados pelo seu cliente.
Alinhamentos com o seu cliente
Como você pôde perceber, o acesso cliente possui muitas possibilidades. Por esse motivo, é importante definir como sua
agência deseja utilizar o recurso e orientar o cliente na melhor forma de utilização, alinhando expectativas, para que o
relacionamento e comunicação entre vocês seja ainda melhor.
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