O que é e como analisar o demonstrativo por competência no Operand
https://www.youtube.com/watch?v=L9ImpF6StnA
Acompanhar a saúde financeira de qualquer negócio é fundamental, porque é preciso entender o cenário da empresa para
tomar a decisões com mais estratégia.
O regime de fluxo de caixa é o mais conhecido e analisado, porém o regime por competência é muito útil e trata-se de uma
ferramenta valiosa para analisar períodos com mais ou menos vendas, por exemplo. Abaixo vamos explicar um pouco mais
sobre isso tudo.
Como estruturar o demonstrativo por competência
Antes de mais nada, você precisa realizar a estruturação das categorias, afinal, o demonstrativo por competência se
baseia em quando foi, ou será, feita uma compra ou uma venda, por exemplo. Quanto mais detalhada for a categorização,
melhor! Porque dessa forma você saberá exatamente onde precisa focar mais.
No Operand, essa estruturação pode ser feita por usuários com, pelo menos, acesso total ao módulo financeiro dentro das
configurações em categorias.
Uma dica bacana é realizar a separação de receitas/despesas fixas das variáveis. Por exemplo, os fechamentos de job a
job são receitas variáveis, então dentro de receitas poderia ter uma categoria filha chamada receitas variáveis , dentro
dela uma outra categoria chamada fechamentos e, por fim, a categoria job a job.
É importante saber que as categorias receitas e despesas são inalteráveis, ok? Então, qualquer categoria terá uma dessas
como pai.
Disciplina na operação financeira
Com as categorias organizadas, é preciso atenção ao realizar os lançamentos financeiros.
Sempre se certifique de que uma receita relacionada ao fechamento de um job está vinculada à sua respectiva categoria.
Diferente do fluxo de caixa, que considera a data de vencimento/pagamento, esse relatório tem como base a data de
competência. Como essa informação não é um campo obrigatório ao cadastrar um lançamento, é necessário sempre informar a
qual competência refere-se determinada receita ou despesa, ao realizar o cadastro manual dentro do sistema.
Dependendo da condição escolhida, as competências já são distribuídas entre todos os lançamentos, mas, se você já usa o
sistema há um tempo e precisa editar os lançamentos para incluir essa informação, utilize a função de replicar para
facilitar e otimizar seu tempo.
No caso de documentos com faturamento enviado para o financeiro, as competências já são preenchidas automaticamente,
conforme a condição negociada.
- Condição à vista ou parcelado: a competência será sempre igual à data do envio para o financeiro e, todas as
parcelas, terão a mesma data de competência;
- Condição mensal e os outros tipos existentes: a competência será igual à data de vencimento de cada um dos
lançamentos.
Ou seja, quando uma proposta de fee, com condição mensal, é enviada para o financeiro, cada fatura tem uma competência
diferente, relacionada ao vencimento dela, já que, de certo modo, trata-se de uma venda mês a mês.
Já no caso de uma proposta de desenvolvimento de um site, onde o pagamento foi parcelado, a competência é uma só para
todas as parcelas e igual à data em que a venda foi fechada.
Como analisar o relatório demonstrativo de competência
Quando a estruturação das categorias está no nível de detalhe que sua empresa precisa, para analisar se as informações,
e os lançamentos estão sendo realizados da forma correta, já com a data de competência informada, é hora de encarar a
realidade e visualizar em quais meses e de quê forma a sua empresa está fechando mais negócios ou fazendo mais dívidas.
Lembrando que nesse relatório só são considerados os lançamentos com data de competência, ok? Além disso, as
transferências entre contas e ajustes de saldo não fazem parte do relatório, que tem como objetivo apresentar as
receitas e despesas registradas mês a mês, sem que necessariamente tenham sido quitadas.
As informações são apresentadas em duas visões: a resumida e a detalhada.
Visão resumida
De forma clara, é possível identificar através do gráfico receitas e despesas as curvas (ou retas) de receitas, despesas
e o saldo do período. Quanto mais próxima a linha cinza, referente o saldo, estiver da linha azul, relacionada às
receitas, melhor :)
Além disso, o sistema apresenta o resultado anual junto ao índice de lucratividade, que nada mais é do que o quanto sua
empresa poderá atingir de ganho, considerando o saldo do período e as receitas.
E, para fechar, o balanço anual é o gráfico geral que considera todo o período e te mostra, em %, se tem mais dinheiro
entrando ou saindo. Que esteja sempre mais azul, sempre!
Visão Detalhada
Hora da verdade! É nessa visão que você consegue enxergar, de forma muito específica, quando e quais os gastos ou ganhos
que estão impactando mais no seu financeiro.
É uma tabela e são apresentadas todas as categorias, na horizontal, que tiverem alguma entrada ou saída durante os
meses, na vertical, do período selecionado.
As categorias de receitas são identificadas pela cor azul e irão aparecer somente categorias que tiveram, ou terão,
alguma movimentação no período.
As categorias de despesas são identificadas pela cor vermelha e, assim como de receitas, só irão aparecer aquelas que
tiveram, ou terão, movimentações.
O saldo do período considera tudo o que aconteceu, ou acontecerá, no mês em questão.
A última coluna da tabela mostra o saldo de todo o ano, conforme o filtro utilizado.
Para que todas as categorias apareçam com mais velocidade é só clicar em expandir tudo.
Com esse relatório, é possível verificar:
- Fechamentos de venda que sua empresa mais realiza: se são as de fee ou job a job;
- Se, considerando o histórico, existe algum mês que sua empresa fecha menos vendas ou gasta mais com alguma ação
interna, ou impostos;
- Sabendo que existem meses não tão positivos assim, poderão analisar as possibilidades de redução de custos ou pensar
em ações para que consigam fechar mais contratos.
Lembrando que, tudo isso depende de uma boa estruturação das categorias e de uma rotina bastante disciplinada na
operação financeira combinada com o registro das datas de competência em todos os lançamentos.
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