O que é e como gerenciar um projeto no Operand?
No Operand, um projeto serve para agrupar e gerenciar atividades que serão executadas para chegar a um objetivo.
Costumamos dizer que tudo gira em torno dele, afinal, todos os documentos cadastrados no sistema precisam ser vinculados
a algum projeto.
Ele pode ser utilizado para gerenciar, por exemplo:
- Uma campanha específica;
- Demandas mensais, como Fee Mensal;
- O desenvolvimento de um job mais complexo, como um site;
- Demandas internas, como rotinas administrativas.
Como adicionar um projeto?
Existem duas formas de adicionar um projeto no Operand: pela pauta de projetos ou ao cadastrar um documento no sistema.
Importante: o usuário que realizar este cadastro será automaticamente o responsável pelo projeto, mas esta informação
poderá ser alterada.
Pela pauta de projetos: clique em Projetos > Adicionar, preencha os campos, caso seja um projeto oculto clique sobre o
ícone de visibilidade, e confirme clicando em Salvar.
novo projeto.gif
Ao cadastrar um documento no sistema: clique em Adicionar , defina o cliente e no campo “Projeto” digite o nome
desejado. Se não houver nenhum projeto cadastrado com este nome para o cliente selecionado, aparecerá logo abaixo a
opção de Criar o novo projeto. Basta clicar sobre este botão que o projeto será criado.
novo doc.gif
O que é um projeto Geral?
Ao adicionar um documento no sistema, se ele não for vinculado a nenhum projeto, será criado automaticamente um projeto
Geral para o cliente. Este projeto não tem responsável, é identificado que foi criado pelo sistema e aparece para todos
os usuários com acesso ao módulo de Projetos.
novo doc projeto geral.gif
O projeto Geral possui algumas limitações:
- O nome não pode ser alterado;
- O projeto não pode ser arquivado;
- O projeto não pode ser cancelado.
Para remover as limitações do projeto é necessário desbloqueá-lo.
Como desbloquear um projeto Geral?
Acesse o projeto Geral e clique em Desbloquear projeto. Aparecerá uma mensagem informando que o usuário que realizar
essa ação se tornará responsável pelo projeto. Para confirmar, clique em Sim.
desbloquear projeto geral.gif
Também é possível desbloquear vários projetos de uma vez pela pauta de Projetos. Clique no menu de contexto (três
pontinhos) ao lado do projeto > Selecionar , selecione os projetos desejados e na barra superior das ações em massa,
clique em Desbloquear > Sim.
desbloquear projeto em massa.gif
Importante: esta ação pode ser realizada por usuários com, no mínimo, a permissão “Total” no módulo de Projetos e Jobs.
Ao desbloquear o projeto ele deixará de ser um projeto Geral e se tornará um projeto padrão, podendo ser editado
normalmente.
Se após isso algum documento for criado para o cliente sem a indicação de um projeto, será criado um novo projeto Geral
e será necessário desbloqueá-lo para realizar edições.
Como entender e editar os campos do projeto?
Ao acessar um projeto é possível visualizar várias informações em tela. Entenda o que significa cada um destes campos e
quais deles podem ser editados:
Favorito, número, nome, responsável, cliente e visibilidade
É possível clicar sobre a estrela para favoritar ou desfavoritar um projeto. Ao lado está o número do projeto e o nome ,
que pode ser alterado ao clicar sobre ele.
Do lado direito você encontra o responsável do projeto, que pode ser alterado, e abaixo a data de criação e o cliente
vinculado.
Caso seja um projeto oculto, haverá um ícone de visibilidade indicando esta informação. Ao clicar sobre ele é possível
alterar o projeto oculto para um projeto padrão. Também é possível transformar um projeto padrão em um projeto oculto.
informações projeto.gif
Prazo desejado, prazo estimado, tempo, budget e custo
O prazo desejado é a data definida como meta para finalizar e entregar o projeto. Para editar esta informação, basta
clicar sobre o campo.
O prazo estimado considera o prazo mais distante de um documento vinculado ao projeto e este campo não pode ser
alterado.
O tempo considera duas informações: o tempo realizado , que são as horas já apontadas nas atividades do projeto e o
tempo estimado , que é a soma do tempo estimado nos jobs do projeto.
O budget é a verba prevista para investir em mão de obra em um projeto. Para incluir esta informação, basta informar no
campo.
O custo é o valor da mão de obra investido no projeto, o cálculo é o valor hora de cada colaborador multiplicado pela
quantidade de horas apontadas nos jobs do projeto.
Importante: para visualizar e editar o budget e o custo do projeto é necessário possuir uma permissão avançada.
informações detalhadas do projeto.gif
Comentários, anexos, timesheet, histórico, briefing e envolvidos
É possível realizar comentários no projeto e utilizar o recurso mention para notificar um usuário específico (@usuário)
ou todos os envolvidos no projeto (@todos).
Ao lado está o campo de anexos , um espaço para visualizar os anexos do projeto e realizar upload de novos arquivos.
Em timesheet são listados todos os apontamentos de horas realizados nos jobs do projeto. Não é possível realizar
apontamento de horas especificamente dentro do projeto.
No histórico são listadas todas as ações realizadas no projeto, essas informações são apenas para consulta e não podem
ser removidas ou alteradas.
Em briefing é possível editar o texto existente ou adicionar um briefing predefinido entre as opções.
Abaixo estão os envolvidos no projeto. Neste campo é possível adicionar ou remover envolvidos. Usuários envolvidos em um
job ou documento de um Projeto, não estarão envolvidos automaticamente no Projeto.
Edição de projeto.gif
Como visualizar e adicionar documentos pelo projeto?
Todos os documentos vinculados ao projeto estão listados de forma organizada nas pautas. É possível navegar pelos
módulos, entender quantos documentos estão ativos, se tem algo em atraso, aplicar filtros e realizar ações em massa
para editar vários documentos de uma vez.
filtro dentro de projetos.gif
Importante: a lista de documentos do projeto aparece completa para o responsável, mas ele só poderá visualizar os
documentos dos módulos que tiver acesso. Para os demais usuários, as informações são listadas conforme suas permissões
de acesso.
Para adicionar mais documentos ao projeto, vá até a visão geral, clique em Adicionar , escolha o tipo de documento que
será criado, insira as informações e confirme clicando em Salvar.
adiconar job ao projeto.gif
Como duplicar um projeto?
Se você executa projetos com a mesma estrutura, mesmos documentos e jobs, uma dica interessante é a de criar templates e
duplicar os projetos para otimizar mais ainda o seu tempo.
Ao duplicar um projeto, todos os documentos também são duplicados. Para realizar esta ação basta clicar no menu de
contexto (três pontinhos) > Duplicar, escolher o cliente e confirmar clicando em Sim.
duplicar projeto.gif
Como e quando arquivar, cancelar ou reabrir um projeto?
Quando todas as atividades vinculadas ao projeto já estiverem finalizadas (com exceção de lançamentos financeiros) e não
existir mais nada a ser feito, é indicado o arquivamento do projeto.
Ao arquivar um projeto, todos os documentos vinculados a ele são concluídos, exceto os lançamentos financeiros, que não
são afetados pelo arquivamento dos projetos.
Para realizar esta ação basta clicar em Arquivar no canto superior e confirmar clicando em Sim.
arquivar projeto.gif
Um projeto pode ser cancelado caso ele tenha sido lançado em duplicidade ou caso o cliente cancele o contrato, por
exemplo.
Ao cancelar um projeto, todos os documentos vinculados a ele são cancelados. Se houver faturas em aberto, é necessário
primeiro cancelá-las.
Para cancelar um projeto basta clicar no menu de contexto (três pontinhos) > Cancelar e confirmar clicando em Sim.
cancelar projeto.gif
Tanto os projetos arquivados quanto os cancelados podem ser reabertos. Para isto, primeiro localize o projeto na pauta
utilizando os filtros, acesse-o, clique em Reabrir , caso queira reabrir também os documentos vinculados marque a opção
e confirme clicando em Sim.
reabrir projeto.gif
Dica: também é possível arquivar , cancelar e reabrir os projetos direto pela pauta.
Como exportar um projeto?
Ao exportar um projeto, é possível ter a visão geral de tudo o que está acontecendo em seus respectivos documentos.
Existem duas formas de exportar as informações do projeto: utilizando a opção Exportar simples ou Exportar detalhado.
Exportar simples: com essa opção, todos os documentos e informações do projeto serão exportados de forma resumida. Para
isso, clique no menu de contexto (três pontinhos) > Exportar simples > Sim e depois escolha se deseja imprimir ou salvar
como PDF.
Na visão simples, também é possível exportar apenas documentos selecionados.
Para isso, acesse a pauta de documentos do projeto, clique no menu de contexto (três pontinhos) ao lado de um dos
documentos e clique em Selecionar. Navegue pelas pautas, selecione os documentos necessários e nas ações em massa,
clique em Exportar.
Exportar detalhado: essa opção possibilita a exportação do projeto com mais detalhes sobre cada documento e permite que
você personalize como serão exibidas as informações.
Clique no menu de contexto (três pontinhos) > Exportar detalhado, deixe selecionados os documentos que deseja incluir na
exportação e clique em Avançar. Utilize o campo de busca se necessário.
Na próxima etapa, se necessário defina a empresa (sempre virá pré-selecionada a empresa padrão), no campo Geral
personalize quais informações do projeto quer que apareçam e o que deseja exibir de cada tipo de documento. Finalize
clicando em Exportar.
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