Como realizar o apontamento de horas (timesheet) no Operand?

No Operand, o timesheet permite registrar as horas dedicadas à execução de atividades em jobs e tarefas.

Esse controle ajuda a acompanhar o tempo investido pelo time, apoiar análises de produtividade e dar mais clareza sobre o esforço envolvido em cada entrega.

O apontamento pode ser feito de forma automática, com o uso do cronômetro, ou manualmente, para registrar um tempo já realizado. Também é possível classificar horas como retrabalho e corrigir apontamentos quando necessário.

Antes de começar

• ⚠️ Se já existir um timer em andamento e outro apontamento for iniciado em um job ou tarefa diferente, o sistema salva automaticamente o registro anterior antes de começar a nova contagem.

• O botão Play da tarefa pode ficar indisponível quando a atividade estiver concluída, cancelada, com dependência não liberada ou quando o usuário não tiver permissão de apontamento naquele contexto (geralmente, quando o usuário tem permissão de Registros Próprios + Leitura Total e não está envolvida no job em questão).

• No apontamento manual, os campos obrigatórios incluem Data, Horas e Descrição.

Passo a passo

Apontamento automático no job

1. Acesse o job desejado e clique no botão Play no cabeçalho.

2. O cronômetro será iniciado e o timesheet ficará visível durante a contagem.

3. Durante a contagem, ative a opção RT se o registro corresponder a retrabalho.

4. Ao finalizar a atividade, clique em Parar.

5. O apontamento será salvo automaticamente.

Apontamento automático na tarefa

1. Dentro do job, localize a tarefa desejada.

2. Clique no botão Play diretamente na linha da tarefa.

3. O timer será iniciado com a tarefa já vinculada ao apontamento.

4. Durante a contagem, ative a opção RT se o registro corresponder a retrabalho.

5. Para encerrar, clique em Parar.

6. O tempo registrado será salvo automaticamente e exibido na tarefa.

Apontamento pela pauta

1. Na pauta, localize o job ou a tarefa desejada.

2. Clique no menu de contexto (três pontinhos).

3. Selecione Iniciar timesheet.

4. O comportamento do cronômetro seguirá o mesmo fluxo do apontamento automático.

Apontamento manual

1. Dentro do job, clique no botão de expandir no cabeçalho.

2. Acesse a aba Apontamento manual.

3. Preencha os campos obrigatórios Data, Horas e Descrição.

4. Se necessário, selecione uma Tarefa para vincular o registro.

5. Ative a opção RT caso o apontamento corresponda a retrabalho.

6. Clique em Salvar.

Funcionalidades avançadas

Retrabalho

Apontamentos referentes a retrabalho são identificados com a sigla RT e os apontamentos de horas normais, são identificados com a letra N.

Durante o apontamento automático em um job ou tarefa, a marcação de RT deve ser ativada enquanto o cronômetro estiver em andamento.

No apontamento manual, essa classificação também pode ser definida ao preencher o registro.

Se sua empresa deseja diferenciar retrabalho interno daquelas vindos de clientes, utilize os nomes das tarefas para essa gestão. Exemplo: tarefa nome "AI: redação", que pode indicar um Ajuste Interno. E tarefa nome "AC: redação" para indicar um ajuste solicitado por cliente.

Para análise do volume e tempo dedicado às refações, utilize os relatórios de Timesheet, Apontamentos por Usuário ou Apontamentos por Cliente. Na visão detalhada de cada um deles, existe um filtro específico para as horas dedicadas ao retrabalho.

Correção de apontamentos

Quando for necessário ajustar um registro, o apontamento pode ser editado de duas formas: pelo próprio job, na aba timesheet, ou pelo menu timesheets.

1. Acesse o apontamento pelo job ou pelo menu timesheets (Seu avatar > Timesheets).

2. Localize o registro que deseja corrigir.

3. Clique na opção de edição.

4. Atualize os dados necessários, como horas, descrição, data, tarefa e classificação de retrabalho.

5. Salve a alteração.

Ao editar as horas ou a data de um apontamento ele será automaticamente convertido em apontamento manual.

Todos os usuários têm autonomia para editar seus próprios apontamentos e aqueles com acesso total ao módulo de jobs também possuem essa permissão.

Para saber o que foi alterado, quando e por quem, basta acessar a aba Histórico dentro do job.

Menu Timesheets

O acesso aos apontamentos de horas realizados no Operand, garante autonomia para a equipe acompanhar e ajustar seus apontamentos de horas, caso necessário.

O menu timesheets aparece para todos os usuários, mas as informações podem variar de acordo com a permissão de usuário que ele possui. Se ele possuir somente permissão de registros próprios no módulo de jobs, conseguirá visualizar apenas os apontamentos realizados por ele.

Em filtrar, você pode buscar apontamentos realizados somente pelo seu usuário, por um período em específico, cliente, entre outras possibilidades. E também pode acessar os ajustes e configurações rápidas para personalizar informações que você quer, ou não, que apareçam na lista.

No menu de contexto, relacionado a cada um dos apontamentos, você pode excluir, caso tenha sido lançado equivocadamente, ou editar. Na edição, é possível alterar a descrição, o tempo realizado, a data em que o apontamento foi feito e se foram horas normais ou investidas em retrabalho.

Alerta ao concluir tarefa sem apontamento

O Operand conta com um alerta que avisa o colaborador quando ele tenta concluir uma tarefa sem apontamentos registrados. Ao acionar a conclusão, o sistema exibe uma mensagem antes de finalizar a ação, com a opção de registrar as horas ali mesmo, sem precisar navegar para outra tela.

Esse recurso não bloqueia a conclusão da tarefa. O colaborador continua livre para concluir sem apontar horas. O objetivo é apenas garantir que a ausência de registro seja uma decisão consciente, e não um esquecimento.

Como funciona

O sistema apresenta um aviso informando que a tarefa está sendo concluída sem registro de tempo, o nome do job e da tarefa envolvidos, e os campos para preenchimento de Data, Horas, Descrição e a opção de marcar como Retrabalho (RT).

Ao ver o aviso, o colaborador pode escolher uma das três ações:

O alerta é disparado em todos os pontos do sistema onde uma tarefa pode ser concluída: dentro do job, na Minha Pauta, na Pauta, na Pauta por Status e na Pauta por Responsável.

O Responsável pela Conta e todo com perfil de Administrador podem ativar ou desativar esse recurso em Configurações > Geral > Timesheet. A alteração é imediata e vale para toda a conta, sem necessidade de salvar. Não é possível ativar o alerta apenas para uma equipe, projeto ou perfil específico.

Caso não esteja aparecendo nas configurações gerais, é necessário um passo anterior, acessando Configurações > Módulos e Funções > Timesheet Automático > Ativar.

Recomendações importantes

• Oriente o time a manter descrições claras nos registros manuais, pois isso facilita análises posteriores e a leitura dos relatórios.

• Utilize a classificação de retrabalho com consistência para identificar refações e apoiar análises operacionais.

• Sempre que possível, revise os apontamentos no mesmo dia para reduzir esquecimentos e melhorar a qualidade das informações registradas.

• Use templates para padronizar nomes de jobs e tarefas. Isso que torna os relatórios mais organizados, comparáveis e úteis para análises de tempo e produtividade.

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