Como funcionam as tarefas de um job no Operand

As tarefas representam cada etapa necessária para executar um job no Operand, ajudando a estruturar o fluxo de trabalho, reduzir falhas e aumentar a previsibilidade das entregas.

Neste artigo, você aprende como criar, organizar e acompanhar tarefas no job, incluindo dependências (workflow), ordenação, status, timesheet por tarefa e criação em massa via template.

Antes de começar

Para seguir este guia, você precisa ter um job já criado e permissão para editar o job e suas tarefas (criar, ajustar responsáveis, prazos e status).

⚠️ Combine com a gestão qual é o procedimento correto para atualizar status e concluir tarefas na sua operação, para manter a pauta organizada e previsível.

Passo a passo

1) Adicionar e gerenciar tarefas dentro do job

1. Abra o job que você quer organizar.

2. Adicione quantas tarefas forem necessárias para representar as etapas do trabalho.

3. Em cada tarefa, configure:

• Responsável.

• Data de início (se aplicável).

• Prazo.

• Status (se sua operação usar).

2) Concluir, reabrir ou cancelar tarefas

1. Ao finalizar uma tarefa, marque como concluída para manter a pauta atualizada e os relatórios mais precisos.

2. Se precisar, reabra tarefas concluídas ou canceladas: no cabeçalho das tarefas, exiba as tarefas concluídas/canceladas e reabra a tarefa desejada.

3) Ordenar as tarefas do job

1. No cabeçalho das tarefas, clique no ícone de setinha para baixo e escolha a ordenação.

2. Selecione uma opção:

• Prazo (crescente/decrescente); no prazo crescente, os prazos mais próximos aparecem no topo.

• Ordem original, mantendo a ordem definida manualmente pela sua empresa.

Detalhes adicionais

Workflow e dependência de tarefas

A dependência de tarefas ajuda a organizar o fluxo de execução, garantindo que cada etapa siga a ordem certa, o que facilita priorização, reduz retrabalho e evidencia gargalos.

🎥 Assista o vídeo abaixo e entenda o funcionamento da dependência de tarefas.

1) Workflow (dependência automática entre todas as tarefas)

Quando você ativa o workflow, o Operand cria uma “amarração” automática entre todas as tarefas do job: você não consegue avançar/concluir a próxima tarefa sem que a anterior tenha sido concluída.
⚠️ Esse vínculo não é baseado no prazo, e sim na ordem em que as tarefas aparecem no job.

Como ativar

1. Abra o job.

2. Na lista de tarefas, clique no ícone das duas setinhas.

3. Clique em Ativar o workflow.

✅ Dica: use workflow quando o job sempre segue uma sequência fixa (ex.: “Texto → Layout → Aprovação → Programação de disparo”).

2) Dependência manual (somente em algumas tarefas)

Além do workflow automático, você pode configurar dependência só onde fizer sentido (ex.: “Edição de vídeo” depende de “Vídeo gravado”; “Postar no YouTube” depende de “Vídeo editado”).

Na dependência manual, a conclusão depende de uma tarefa, mas você pode bloquear mais de uma usando Adicionar (ex.: “Atualização do artigo da Central de Ajuda” e “Criação do e-mail aos clientes” podem depender da “Edição de vídeo”).

Como ativar

1. Abra o job.

2. Na lista de tarefas, clique no ícone das duas setinhas, na tarefa que você deseja configurar.

3. Selecione se ela depende de uma tarefa e/ou se ela bloqueia uma ou mais tarefas.

4. Aperte Ok para salvar.

✅ Dica: use dependência manual quando apenas alguns pontos do job precisam de bloqueio (e o resto pode rodar em paralelo).

3) Como identificar tarefas bloqueadas

• Na Pauta, quando aparecer o ícone de “bolinha com um menos dentro”, significa que aquela tarefa está bloqueada e você está dependendo de alguém.

• Dentro do job, o sistema indica o bloqueio e não permite a conclusão até a tarefa dependente ser finalizada.

• Nos filtros das pautas de jobs, você também pode usar “Visualizar tarefas bloqueadas” na opção Tipo (Jobs, Tarefas ou ambos).

Para gestão, isso é útil para olhar a pauta por responsável e entender rapidamente quem está parado por bloqueio (e qual etapa anterior está atrasada).

4) Desbloqueio e notificações

A tarefa só é desbloqueada para a próxima pessoa quando a tarefa anterior é concluída.

Quando a etapa anterior é finalizada, a pessoa da próxima tarefa deve receber uma notificação no “sininho” avisando que a tarefa foi liberada (desde que as notificações estejam ativas).

O responsável do job também pode receber notificação quando todas as tarefas do job forem concluídas.

5) Regras ao reabrir/cancelar tarefas com dependência

• Ao reabrir uma tarefa que bloqueia outra, podem ocorrer dois cenários: se a tarefa seguinte estiver aberta, o vínculo volta e o bloqueio é restabelecido; se a tarefa seguinte estiver concluída, a tarefa reabre sem dependência.

• Ao cancelar uma tarefa, todos os vínculos atrelados a ela são removidos. Se reabrir, será necessário criar a dependência novamente.

6) Dependência via template (entra automaticamente no job)

Você pode criar dependências direto no template do job para padronizar seu processo.

Assim, ao criar um projeto/job a partir de um template (ou ao adicionar tarefas de um template que já tenha dependências), as dependências entram automaticamente no job.

Criação de tarefas em massa (templates)

Se sua empresa usa templates, dá para incluir várias tarefas de uma vez:

1. Abra o job.

2. No cabeçalho, clique no ícone e selecione a opção para usar job de template.

3. Escolha o template e clique para inserir.

4. As tarefas serão incluídas automaticamente conforme a estrutura do template.

Timesheet por tarefa

O registro de horas pode ser vinculado diretamente à tarefa para mensurar o tempo dedicado a cada etapa, com apontamento manual ou automático (via timer).

Quer saber mais sobre o timesheet por tarefa e relatórios? Acesse o artigo completo.

Status das tarefas

Os status ajudam na gestão e priorização e são um recurso opcional (podem indicar urgência, complexidade, prioridade ou etapa).

Eles são configurados no módulo de Jobs, com personalização conforme o fluxo da sua operação.

Recomendações importantes

• Padronize os nomes das tarefas para melhorar filtragem nas pautas e relatórios (ex.: volume de “Texto” no mês; tempo por tipo de tarefa no timesheet).

• Comentários: use os comentários para interagir com a equipe e centralizar todas as informações importantes do job em um só lugar. Nada de conversas perdidas em chats paralelos.

• Aprovação de peças: anexe os arquivos diretamente no job e solicite a aprovação interna por ali mesmo. Assim, todo o histórico fica registrado e acessível pra todos.

• Briefing: ele é a base do job e garante que todos sigam na mesma direção. Se notar informações desatualizadas, faltando detalhes ou links que precisam ser revisados, atualize diretamente no job ou sinalize nos comentários. Manter o briefing completo evita retrabalho e facilita o fluxo da equipe.

• Se você usa dependência, revise a ordem das tarefas no job/template antes de ativar o workflow, já que a sequência é baseada na ordem exibida.

Precisa de ajuda?

Se você tiver qualquer dúvida para configurar tarefas, workflow ou dependências (inclusive via template), fale com nosso time de suporte que a gente te orienta no melhor cenário para o seu fluxo.