O que é e como gerar um pedido de produção (PP) no Operand?

No dia a dia da agência, é comum precisar reunir orçamentos de diferentes fornecedores antes de fechar uma negociação com o cliente: os brindes de uma empresa de brindes, o material impresso de uma gráfica, o valor de um fotógrafo. No Operand, esse processo é organizado pelo módulo de Produção, através de um documento único, feito especialmente para quem precisa apresentar 2, 3 ou mais orçamentos de fornecedores diferentes ao cliente, reunindo cotação, estimativa de custo e pedido de produção.

Dentro desse documento, o PP (Pedido de Produção) é especificamente a etapa final: a formalização de que a peça criada será, enfim, produzida pelo fornecedor escolhido pelo cliente. É nela que o documento é aprovado, exportado e enviado ao financeiro.

Importante: o menu de Produção é sempre voltado para negociações com fornecedores. Para valores internos da agência (sem fornecedor envolvido), o módulo correto a ser utilizado é o de Proposta.

Depois de enviado ao financeiro, o documento não pode ser editado diretamente: é preciso reabrir o faturamento para realizar qualquer alteração.

O que você aprenderá

• O que é o Pedido de Produção (PP) e para que ele serve

• Como gerar um PP no Operand, do cadastro à aprovação

• Quais são os tipos de faturamento disponíveis e quando utilizar cada um

• Como reabrir o faturamento de uma produção já enviada ao financeiro

Antes de começar

• Para agilizar o preenchimento do PP, é possível realizar pré-cadastros de briefings, status, condições de pagamento, observações ao cliente e observações ao fornecedor nas configurações do módulo de Produção.

• Também é possível cadastrar comissão, honorários e instrução de faturamento padrão por cliente. Assim, ao criar uma produção para esse cliente, esses campos já vêm preenchidos automaticamente.

• Para reabrir o faturamento de uma produção, é necessário ter enviado o faturamento originalmente com permissão de registros próprios no financeiro, ou possuir permissão total no financeiro.

Passo a passo

Como adicionar um documento de produção?

É possível adicionar o documento por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de Produção.

Para adicionar pelo módulo, clique em Produção > Adicionar, preencha os campos e clique em Salvar e editar para ser direcionado ao documento.

Importante: se não vincular o documento a um projeto, o sistema criará automaticamente um projeto Geral para o cliente.

Como incluir itens, quantidades e fornecedores?

Os campos para inserção das informações vão aparecendo aos poucos. O primeiro passo é adicionar os itens que serão produzidos e suas respectivas quantidades. Depois, em cada item, adicione os fornecedores que irão orçar esses materiais.

Dica: é possível avaliar vários requisitos dos fornecedores dentro do cadastro deles. O sistema calcula uma média, que aparece no módulo de Produção ao escolher o fornecedor.

Como incluir o valor de comissão e honorários?

A comissão é uma parte do valor da produção que fica com a sua empresa. Ela está embutida no valor da produção e pode ser informada como porcentagem ou valor.

Os honorários são valores que sua empresa recebe do cliente por realizar a ponte entre cliente e fornecedor. Eles são acrescentados ao valor total do documento e também podem ser informados como porcentagem ou valor.

Resumindo: a comissão faz parte do valor da produção e os honorários são um valor à parte.

Essas informações podem ser incluídas em cada item, bastando informar o valor ou a porcentagem nos respectivos campos.

Como exportar a cotação?

O PP é separado em três etapas: cotação, estimativa de custo e o pedido de produção em si.

A cotação é o documento enviado aos fornecedores. Os espaços de valor unitário e total ficam em branco, pois são os fornecedores que informam esses valores.

Para exportar, clique em Exportar, confirme que em "Gerar a:" está selecionada a opção cotação, personalize as informações que devem aparecer no documento e confirme clicando em Imprimir ou Gerar PDF.

Dica: se forem vários fornecedores com a mesma quantidade a ser cotada, deixe "Sim" em Incluir na CO/EC em apenas um deles e, na hora de exportar, oculte os demais fornecedores.

Como exportar a estimativa de custo?

A estimativa de custo é o documento enviado ao cliente, já com os valores informados pelos fornecedores, para que ele escolha quem irá produzir o material.

Preencha os valores informados pelos fornecedores, clique em Exportar, selecione estimativa de custo em "Gerar a:", personalize as informações desejadas e confirme clicando em Imprimir ou Gerar PDF.

Dica: para ocultar as informações de um fornecedor no documento, inative a quantidade específica ou, para removê-lo por completo, deixe "Não" em Incluir na CO/EC.

Como incluir observações ao cliente, ao fornecedor e condições de pagamento?

Utilize os campos de Observações ao cliente, Observações ao fornecedor e Condições de pagamento para passar informações adicionais. Digite o texto ou busque entre as informações pré-cadastradas.

Importante: o campo Observações ao fornecedor é exibido na aba de Pedido de Produção e só pode ser visualizado depois que algum item for aprovado na aba de Cotação/Estimativa de custo.

Como aprovar e exportar o pedido de produção?

O pedido de produção é a formalização de que a peça criada será, enfim, produzida.

Ainda na aba de estimativa de custo, aprove o item escolhido pelo cliente para então acessar a aba Pedido de Produção.

Clique em Exportar, escolha se deseja exportar para o Fornecedor ou para o Cliente, desmarque as informações que não devem aparecer, clique em Imprimir ou Gerar PDF, selecione o fornecedor e confirme a exportação.

Se houver vários fornecedores, exporte o documento para um de cada vez.

Como definir o faturamento e enviar o documento para o financeiro?

Com todas as informações preenchidas e a produção aprovada pelo cliente, é o momento de definir o faturamento e enviar o documento ao financeiro.

Primeiro, altere o status do documento para manter a pauta organizada.

No campo Instruções de faturamento, selecione o tipo de faturamento correspondente à negociação realizada. Para conferir se a instrução selecionada está correta, visualize na descrição ao lado quem receberá e pagará cada lançamento. Veja a seção Quais são os tipos de faturamento disponíveis para entender cada opção em detalhe.

Também é possível editar o faturamento para alterar a condição (à vista ou parcelado), a quantidade de parcelas, a data de vencimento, o valor e a forma de pagamento.

Dentro da edição de faturamento, o campo Faturamento indica a data em que a agência deve emitir as notas fiscais correspondentes às receitas. Essa função é informativa, pode ser editada também por dentro da fatura, e serve como referência para o time financeiro sobre o momento adequado de faturar cada receita.

Com as informações corretas, clique em Salvar e depois em Enviar para o financeiro > Confirmar.

Importante: depois de enviado ao financeiro, não é possível editar o documento. Para editá-lo, é necessário reabrir o faturamento e enviá-lo ao financeiro novamente. Quando tudo relacionado ao documento estiver resolvido, é o momento de concluí-lo.

Como reabrir o faturamento de uma produção?

É comum que documentos já enviados ao financeiro precisem ser reabertos, seja por alterações no orçamento, ajuste de quantidades ou lançamento incorreto de alguma informação.

Não é possível editar uma produção que já está com o faturamento lançado no financeiro. Para facilitar qualquer alteração necessária, existe a opção Reabrir Faturamento, disponível em Pedido de Produção, para cada fornecedor.

Ao reabrir o faturamento, os lançamentos financeiros correspondentes são cancelados.

Se algum dos lançamentos já estiver quitado, é preciso reabri-lo primeiro para então conseguir reabrir o faturamento do documento e realizar qualquer edição.

Detalhes adicionais

Quais são os tipos de faturamento disponíveis?

Ao lançar um pedido de produção, é necessário definir como será realizado o faturamento. Selecionar a opção correta garante que você, seu cliente e os fornecedores saibam exatamente quais são as responsabilidades financeiras de cada um na negociação.

Sempre que uma Instrução de Faturamento é selecionada, o sistema mostra os valores e quem irá pagar ou receber cada um.

Para exemplificar, considere um pedido de produção no valor de R$ 1.000,00, com comissão de 20% e honorários de 10%.

Existem 5 tipos de faturamento:

Faturar bruto contra a Agência

Tudo passa pela sua empresa. O cliente paga o valor total (R$ 1.000,00) para a sua empresa, que repassa esse valor ao fornecedor. A comissão de R$ 200,00 é paga a você pelo fornecedor, e o cliente é responsável por pagar os honorários de R$ 100,00 diretamente à sua empresa.

Na pauta financeira, aparecem 4 lançamentos: valor total a receber do cliente, valor total a pagar ao fornecedor, comissão a receber do fornecedor e honorários a receber do cliente.

Faturar bruto contra o Cliente

O cliente paga o valor total (R$ 1.000,00) diretamente ao fornecedor. A comissão de R$ 200,00 é paga a você pelo fornecedor, e o cliente paga os honorários de R$ 100,00 à sua empresa.

Na pauta financeira, aparecem 2 lançamentos: comissão a receber do fornecedor e honorários a receber do cliente.

Faturar líquido + comissão contra a Agência

Tudo passa pela sua empresa. O cliente paga R$ 800,00 para a sua empresa, que repassa esse valor ao fornecedor. Além disso, você recebe do cliente a comissão de R$ 200,00 e os honorários de R$ 100,00.

Na pauta financeira, aparecem 4 lançamentos: valor líquido a receber do cliente, valor líquido a pagar ao fornecedor, comissão a receber do cliente e honorários a receber do cliente.

Faturar líquido contra a Agência

Sua empresa é responsável por pagar o valor líquido de R$ 800,00 ao fornecedor. Cabe ao cliente pagar à sua empresa o valor da comissão (R$ 200,00) e dos honorários (R$ 100,00).

Na pauta financeira, aparecem 3 lançamentos: valor líquido a pagar ao fornecedor, comissão a receber do cliente e honorários a receber do cliente.

Importante: nesse caso, o valor líquido da produção deve ser incluído em outras negociações com esse cliente, para que sua empresa não saia no prejuízo.

Faturar líquido contra o Cliente

O cliente paga diretamente ao fornecedor o valor líquido de R$ 800,00. Você recebe do cliente o valor da comissão (R$ 200,00) e dos honorários (R$ 100,00).

Na pauta financeira, aparecem 2 lançamentos: comissão a receber do cliente e honorários a receber do cliente.

Recomendações importantes

• Depois de enviado ao financeiro, o documento não pode ser editado diretamente. É necessário reabrir o faturamento para realizar qualquer alteração.

• Somente quem enviou o faturamento e possui permissão de registros próprios no financeiro, ou quem tem permissão total no financeiro, consegue reabrir o faturamento de uma produção.

• Se algum lançamento já estiver quitado, é preciso reabri-lo antes de conseguir reabrir o faturamento do documento.

• Ao reabrir o faturamento, os lançamentos financeiros correspondentes são cancelados e precisam ser refeitos ao reenviar o documento ao financeiro.

• No faturamento líquido contra a Agência, lembre-se de incluir o valor líquido da produção em outras negociações com o cliente, para que sua empresa não saia no prejuízo.

Perguntas frequentes

O que é um Pedido de Produção (PP) no Operand? É o documento que formaliza a negociação com fornecedores sobre a produção de materiais gráficos ou audiovisuais, cobrindo cotação, estimativa de custo e aprovação final.

Quais são os tipos de faturamento disponíveis em uma produção? São 5 tipos: faturar bruto contra a Agência, faturar bruto contra o Cliente, faturar líquido + comissão contra a Agência, faturar líquido contra a Agência e faturar líquido contra o Cliente.

É possível editar um pedido de produção depois de enviado ao financeiro? Não diretamente. É necessário reabrir o faturamento primeiro e, depois da edição, enviar o documento ao financeiro novamente.

Quem pode reabrir o faturamento de uma produção? Quem enviou o faturamento originalmente com permissão de registros próprios no financeiro, ou quem possui permissão total no financeiro.

O que acontece com os lançamentos financeiros ao reabrir o faturamento? Os lançamentos financeiros correspondentes àquele faturamento são cancelados.

Precisa de ajuda?

Se ainda tiver dúvidas sobre pedidos de produção, tipos de faturamento ou reabertura de faturamento, entre em contato com o nosso time.