Como gerenciar anexos no Operand: incluir, exportar e excluir arquivos

No Operand, você anexa arquivos em qualquer job, proposta, fatura ou documento pela aba Anexos.

Para gerenciar todos os anexos da conta em um só lugar, acesse Avatar > Anexos. Ali você filtra, exporta um relatório em PDF e exclui anexos em massa para liberar espaço. Cada conta tem 5 GB de armazenamento por padrão, e é possível contratar mais espaço quando necessário.

O que você aprenderá

• Como incluir arquivos em jobs, propostas, faturas e outros documentos do Operand.

• Como acessar o gerenciador central de anexos pelo avatar.

• Como exportar um compilado de anexos em PDF para apresentar ao cliente.

• Como excluir anexos antigos para liberar espaço de armazenamento.

• Como contratar mais espaço de armazenamento.

• Quais permissões e limites técnicos afetam essas ações.

Antes de começar

Para incluir arquivos:

• Não é necessário nenhum acesso especial. Qualquer pessoa com acesso ao documento pode anexar arquivos nele.

• O tamanho máximo por arquivo é de 100 MB. Acima disso, o upload não é concluído.

Para gerenciar, exportar ou excluir anexos pelo menu central:

• É necessário ter permissão de acesso Total a, pelo menos, um módulo do sistema.

• Essa permissão é configurada em Usuários e Permissões.

• Com acesso Total limitado a um módulo (por exemplo, apenas Jobs), você só visualiza no menu Anexos os arquivos vinculados a esse módulo.

Passo a passo

Como incluir um anexo em um documento

1. Acesse o job, proposta, fatura ou outro documento desejado.

2. Clique na aba Anexos.

3. Arraste o arquivo ou clique para buscá-lo no seu computador.

4. Aguarde o processamento do upload.

Pronto. Todas as pessoas com acesso ao documento podem visualizar o anexo.

Como acessar o gerenciador central de anexos

1. Clique no seu Avatar, no canto da tela.

2. Selecione Anexos.

3. Use os filtros disponíveis, como cliente e projeto, para localizar arquivos específicos.

4. Clique em Buscar.

A partir daqui, você pode exportar ou excluir os anexos encontrados.

Como exportar anexos em PDF

1. No menu Avatar > Anexos, aplique os filtros desejados.

2. Selecione as imagens que devem constar no relatório.

3. Clique em Exportar.

Importante: a ordem das imagens no PDF exportado segue a ordem em que elas aparecem na tela de anexos, independentemente da sequência em que você as seleciona.

Como excluir anexos e liberar espaço

1. No menu Avatar > Anexos, aplique os filtros desejados.

2. Clique em Buscar.

3. Selecione os anexos que deseja remover.

4. Na barra de ações em massa, clique em Excluir > Confirmar.

Você pode selecionar quantos itens quiser para exclusão em massa, o que agiliza a limpeza de arquivos antigos.

Atenção: anexos excluídos não podem ser recuperados.

Como adicionar mais espaço de armazenamento

O armazenamento padrão de uma conta no Operand é de 5 GB. Se o espaço acabar, é possível contratar mais, de 10 em 10 GB.

1. Clique em Alterar meu plano.

2. No bloco "Adicionar espaço para anexos", veja o total contratado e o quanto já foi utilizado.

3. Informe a quantidade adicional de GB desejada.

4. No bloco "Informações de Pagamento", escolha a forma de pagamento e confira o "Resumo do Pedido".

5. Clique em Confirmar alterações.

A cobrança do espaço extra também segue o tipo de plano contratado:

Dica: antes de contratar mais espaço, avalie se é possível excluir anexos antigos que não são mais necessários. Isso ajuda a liberar armazenamento sem custo adicional.

Detalhes adicionais

O gerenciador central de anexos existe justamente para evitar que você precise abrir documento por documento para localizar, exportar ou excluir arquivos. Em cada anexo listado ali, há também um link direto para o documento ou lançamento financeiro ao qual ele está vinculado.

Exportar um compilado de anexos em PDF é uma prática comum para empresas que enviam relatórios mensais de entregas ao cliente, o que ajuda na percepção de valor do trabalho realizado e pode apoiar renovações e ampliações de contrato.

Recomendações importantes

• Revise periodicamente os anexos antigos pelo menu Avatar > Anexos para evitar que o armazenamento se esgote sem aviso.

• Antes de excluir anexos, confirme que eles realmente não são mais necessários, já que a exclusão é definitiva.

• Se sua conta estiver perto do limite de 5 GB, avalie excluir anexos antigos ou contratar mais espaço de armazenamento.

• Ao anexar arquivos grandes, verifique o limite de 100 MB por arquivo antes de iniciar o upload.

Perguntas frequentes

Qual o tamanho máximo de um anexo no Operand? O limite é de 100 MB por arquivo. Arquivos maiores não podem ser enviados.

É possível recuperar um anexo excluído? Não. A exclusão de anexos é permanente e não pode ser desfeita.

Por que não vejo todos os anexos da conta no menu Avatar > Anexos? Você só visualiza os anexos dos módulos em que possui acesso Total. Se seu acesso Total for restrito, por exemplo, apenas a Jobs, verá somente os arquivos desse módulo.

A ordem em que seleciono as imagens muda a ordem no PDF exportado? Não. O PDF segue a ordem em que as imagens aparecem na tela de anexos, não a ordem de seleção.

Como consulto o espaço de armazenamento disponível na minha conta? Acesse Avatar > Meu Plano > Alterar meu plano e veja o total e o uso atual no bloco "Adicionar espaço para anexos". Apenas o usuário responsável pela conta pode acessar essa informação.

Tem como baixar / download de mais de um anexo por vez? Não é possível fazer o download de mais de um anexo por vez. A única forma de reunir vários anexos é pelo menu de anexos, exportando em PDF, conforme explicado acima.

Precisa de ajuda?

Se ainda tiver dúvidas sobre a gestão de anexos no Operand, entre em contato com o suporte pelo chat da plataforma ou consulte outros artigos relacionados na Central de Ajuda.