Categorias financeiras classificam suas receitas e despesas para facilitar a análise do fluxo de caixa. Elas ficam sempre dentro de duas categorias principais: Receitas e Despesas.
Você pode criar, editar e reestruturar categorias a qualquer momento. A exclusão só é bloqueada quando existem lançamentos vinculados à categoria. Nesse caso, basta reabrir lançamentos cancelados, transferir os lançamentos ativos para outra categoria e excluir ajustes de saldo pendentes.
O que você aprenderá
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O que são categorias financeiras e para que servem
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Como estruturar seu plano de contas no Operand
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Como cadastrar uma nova categoria
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Por que a exclusão de uma conta ou categoria pode gerar erro
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Como resolver esse erro e concluir a exclusão
Antes de começar
Para cadastrar, editar ou excluir categorias financeiras, você precisa de um usuário com permissão total no módulo Financeiro.
Passo a passo
1. Entenda a estrutura das categorias
As categorias principais são sempre Receitas e Despesas. Os nomes dessas duas categorias não podem ser editados, e não é possível criar novas categorias principais. Toda categoria que você cadastrar precisa ficar dentro de uma delas.
Cada categoria nova pertence a apenas uma natureza: Receita ou Despesa. Não existe categoria válida para as duas ao mesmo tempo. Se você precisa de uma categoria com o mesmo nome nos dois contextos, cadastre-a duas vezes: uma dentro de Receitas e outra dentro de Despesas.
Exemplo: a categoria "Estorno" pode representar tanto uma devolução de receita quanto o cancelamento de uma despesa. Nesse caso, crie "Estorno" dentro de Receitas e "Estorno" dentro de Despesas, separadamente.
Dentro de Receitas e Despesas, você estrutura subcategorias de acordo com a realidade da sua empresa. Para despesas, uma boa prática é separar custos fixos de custos variáveis.
Categorias diferem de centros de custo. O centro de custo mostra onde o gasto acontece. A categoria mostra o que é esse gasto.
2. Cadastre uma nova categoria
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Acesse Financeiro > Configurações > Categorias.
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Clique em Adicionar.
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Defina a categoria pai.
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Salve.
Exemplo: a categoria "Equipamentos" pode ser cadastrada dentro de "Despesas Variáveis", que por sua vez pertence à categoria principal "Despesas". Ao lançar a compra de um computador para o time de Criação, você classifica o lançamento no centro de custo "Criação" e na categoria "Equipamentos". Assim, seus relatórios financeiros mostram exatamente onde os gastos estão concentrados em cada período.
3. Reestruture categorias sempre que precisar
Você pode reorganizar seu plano de contas quando quiser. A única restrição aparece na exclusão: uma categoria só é excluída se não houver nenhum lançamento vinculado a ela.
Reestruturar inclui renomear uma categoria já existente. Atenção: ao renomear uma categoria, o novo nome passa a valer também para todos os lançamentos já vinculados a ela, incluindo os antigos. Se você não quer alterar o nome exibido nos lançamentos já existentes, não renomeie a categoria atual — cadastre uma nova categoria e passe a usá-la apenas para os lançamentos futuros.
4. Resolva o erro ao excluir uma conta ou categoria
Se você tentar excluir uma conta bancária ou categoria e receber uma mensagem de erro informando que existem lançamentos vinculados, siga estes passos:
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Acesse Financeiro > Lançamentos e clique no ícone de filtro.
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Filtre por Conta ou Categoria e selecione o item que deseja excluir.
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Em Data, use um intervalo bem amplo, cobrindo todo o histórico possível.
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Em Situação, selecione apenas Canceladas.
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Se existirem lançamentos cancelados, clique em Menu de contexto (três pontinhos) > Selecionar, marque todos e clique em Reabrir lançamentos > Confirmar.
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Com os mesmos filtros, mude Situação para Abertas e Quitadas.
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Selecione todos os lançamentos encontrados e altere-os para outra conta ou categoria pelo Menu de contexto.
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Tente excluir novamente.
Detalhes adicionais
Ao excluir uma conta bancária, dois tipos de lançamento exigem tratamento à parte:
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Transferências bancárias: Não podem ser selecionadas em ações em massa. Cancele cada uma individualmente pelo Menu de contexto > Cancelar Transferência > Confirmar.
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Ajustes de saldo: Precisam ser excluídos um a um. Acesse a conta bancária pelo ícone de lápis, vá até a aba Ajuste de saldo e clique no ícone de lixeira ao lado de cada ajuste.
Recomendações importantes
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Revise seu plano de contas periodicamente para manter os relatórios financeiros confiáveis.
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Antes de excluir uma categoria ou conta, verifique se ela está vinculada a lançamentos antigos, incluindo os cancelados.
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Ao migrar lançamentos para outra categoria, confirme que a nova categoria reflete corretamente a natureza do gasto ou receita.
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Antes de renomear uma categoria, confirme se essa mudança pode valer para os lançamentos antigos. Se não puder, crie uma categoria nova em vez de renomear a existente.
Perguntas frequentes
Posso excluir uma categoria com lançamentos vinculados? Não. É necessário primeiro reabrir os lançamentos cancelados e migrar todos os lançamentos (cancelados, abertos e quitados) para outra conta ou categoria.
Qual a diferença entre categoria e centro de custo? O centro de custo indica onde o gasto ocorre (por exemplo, a área ou o time). A categoria indica o tipo de gasto ou receita (por exemplo, Equipamentos).
Por que não consigo selecionar transferências bancárias em massa? Transferências bancárias precisam ser canceladas individualmente pelo menu de contexto de cada lançamento.
O que são ajustes de saldo e por que eles impedem a exclusão de uma conta? Ajustes de saldo são registros vinculados diretamente à conta bancária. Eles precisam ser excluídos um a um antes de excluir a conta.
Posso criar uma categoria que sirva tanto para Receitas quanto para Despesas? Não. Cada categoria pertence a apenas uma natureza. Para usar o mesmo nome nos dois casos, como "Estorno", cadastre a categoria duas vezes: uma em Receitas e outra em Despesas.
Posso renomear ou excluir as categorias Receitas e Despesas? Não. Essas duas categorias principais são fixas e não podem ser editadas ou excluídas. Todas as demais categorias precisam ser cadastradas dentro delas.
Se eu renomear uma categoria, isso muda os lançamentos que já existem? Sim. O novo nome passa a valer também para os lançamentos antigos vinculados a essa categoria. Se você quer manter o nome original nos lançamentos já existentes, cadastre uma categoria nova em vez de renomear a atual.
Precisa de ajuda?
Se depois de seguir esses passos você continuar com dúvidas, fale com nosso time de suporte pelo chat dentro do Operand.