Muitas empresas estabelecem acordos fixos e recorrentes, geralmente mensais, para prestar serviços contínuos aos seus clientes. Para facilitar a gestão desses contratos, o Operand oferece uma funcionalidade "Contratos de Fee ".
Essa opção proporciona um controle mais completo, permitindo que o usuário configure e edite detalhadamente as informações de faturamento, incluindo condições de pagamento. Com os Contratos de Fee, é possível realizar cálculos automáticos com base no valor hora previamente cadastrado.
A funcionalidade também permite adicionar anotações, anexos e manter um histórico completo de registros, garantindo mais organização e transparência. Contratos de fee ainda oferece a possibilidade de configurar lembretes personalizados, facilitando o acompanhamento das etapas e dos requisitos específicos de cada contrato.
Como liberar permissão de acesso a contratos de fee?
Para visualizar as permissões dos usuários, acesse o menu no seu Avatar > Usuários e Permissões, e clique sobre o usuário desejado.
Em seguida, localize o módulo Propostas > Contratos de Fee e ajuste a permissão do usuário conforme a necessidade de edição.
Como cadastrar e editar os status?
Alguns status vêm previamente cadastrados no sistema, mas é possível personalizá-los de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa.
O primeiro passo é estruturar o fluxo pelo qual as atividades devem passar e, a partir disso, fazer o encaixe no sistema por meio da criação dos status.
Dica: os status podem ser, por exemplo: Planejamento > Em Execução > Aprovação > Ajustes > Finalizado, ou também mais simples, como: A fazer > Fazendo > Feito.
Para cadastrar um status, clique sobre o seu Avatar > Configurações > Contratos de fee > Status, clique em Adicionar , informe o nome, selecione uma cor e confirme clicando em Salvar.
Para editar, basta ir no mesmo local Avatar > Configurações > Contratos de fee > Status, clique no ícone de “lápis ” para editar.
Como criar um Contrato de Fee?
Você pode criar o contrato diretamente pelo módulo de Propostas. Para adicionar um Contrato de Fee pelo módulo, basta acessar Propostas > Contratos de Fee > Adicionar. Preencha os campos necessários e clique em Salvar.
Essa funcionalidade otimiza a gestão de contratos recorrentes e traz mais agilidade para sua operação.
Como editar um Contrato de Fee?
Após salvar , clique no título do contrato para abrir o documento e adicionar informações adicionais relacionadas ao contrato de fee.
Durante a edição, as informações incluídas inicialmente podem ser editadas, além disso, novos campos serão habilitados para você editar e detalhar ainda como será o andamento deste contrato.
Budget : Refere-se ao orçamento estabelecido pelo cliente para este contrato. O budget também pode ser determinado com base no custo da equipe designada para trabalhar no projeto.
Vigência do contrato: Indica a data de início e término do contrato, além de especificar o número de dias corridos disponíveis para a execução do projeto.
Status : Os status podem ser configurados pela sua empresa em Configurações > Propostas > Contratos de Fee > Status. Eles ajudam a identificar em que etapa o contrato se encontra, facilitando o acompanhamento do progresso e permitindo verificar se há atrasos ou se o andamento está conforme o esperado.
Jobs : O campo Quantidade de jobs serve para estimar o número de jobs que serão necessários para concluir a demanda contratada. Ao final do projeto, você poderá verificar se o número de jobs realizados foi superior ou inferior à previsão inicial.
Horas: Ao definir a quantidade de horas contratadas:
- Estimativa geral: Você deverá inserir a quantidade de horas acordado com o cliente, o sistema irá dividir o valor do contrato (Budget) pela quantidade de horas contratadas, gerando um custo por hora e indicando quantas horas serão utilizadas por mês, sem afetar o valor do contrato
Margem : Esta é uma opção adicional que permite incluir um valor extra no orçamento, caso a complexidade do projeto justifique um acréscimo. A margem é um percentual que pode ser aplicado sobre o budget, conforme a necessidade da agência.
Como relacionar à um projeto e incluir lembretes?
É possível relacionar um Contrato de Fee a um ou mais projetos existentes. Para isso, localize o contrato que deseja editar, vá até o final do documento e, na seção Projetos relacionados, clique em Adicionar Projeto. Em seguida, localize o projeto desejado e clique em Relacionar para vinculá-lo ao documento.
Para remover um projeto relacionado , basta clicar no ícone de 3 pontinhos no campo do projeto e ir em remover.
Para que dados importantes, como o consumo de horas e a finalização do contrato, não sejam perdidos, utilizamos os Lembretes. Com eles, é possível configurar alertas para que, ao atingir uma determinada porcentagem de horas, budget ou jobs consumidos, os envolvidos sejam notificados.
Além disso, também é possível cadastrar um lembrete na agenda para acompanhar o término do contrato.
Como atualizar um Contrato de fee?
Caso seja necessário realizar alterações após a criação e o envio do contrato ao cliente, é possível utilizar a funcionalidade Atualizar. Para isso, acesse a pauta de Contratos de Fee , clique no ícone de três pontinhos e selecione Atualizar.
Ao atualizar um contrato existente, o sistema conclui automaticamente o contrato anterior e gera um novo com as informações revisadas. Esse processo garante a preservação do histórico contratual, evitando a perda de dados importantes e assegurando um registro preciso de todas as modificações, tanto para a agência quanto para o cliente.
Como editar o faturamento e enviar o documento para o financeiro?
Nos Contratos de fee é possível editar o faturamento para alterar a condição (se será à vista ou parcelado), a quantidade de parcelas, a data de vencimento, o valor e a forma de pagamento. Com as informações do faturamento corretas, basta clicar em Salvar e depois em Enviar para o financeiro > Confirmar.
Importante : depois de enviado para o financeiro, não é possível realizar edições no documento. Para editá-lo, será necessário reabrir o faturamento e depois enviar ao financeiro novamente.
Quando tudo relacionado ao documento estiver resolvido, é o momento de concluí-lo.